Papierdokumente spielen in vielen Unternehmen weiterhin eine wichtige Rolle. Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen, Lieferscheine oder technische Dokumentationen liegen häufig noch in Aktenordnern, Ablagefächern und Archivräumen. Werden diese Unterlagen regelmäßig benötigt, kann die rein physische Ablage jedoch zu langen Suchwegen, Medienbrüchen und unnötigem Verwaltungsaufwand führen.
Durch die Digitalisierung werden Papierdokumente in elektronische Dateien überführt. Damit die Unterlagen anschließend zuverlässig genutzt werden können, genügt es jedoch nicht, sie lediglich einzuscannen. Ebenso wichtig sind eine geeignete Scanqualität, eine nachvollziehbare Benennung, eine strukturierte Ablage und – sofern erforderlich – eine Texterkennung.
Dieser Beitrag erklärt, wie Unternehmen Papierdokumente systematisch digitalisieren können, welche technischen und organisatorischen Schritte dabei sinnvoll sind und worauf bei der Qualität, Ablage und weiteren Verarbeitung zu achten ist.
Was bedeutet es, Papierdokumente zu digitalisieren?
Beim Digitalisieren eines Papierdokuments wird dessen sichtbarer Inhalt mithilfe eines Scanners, Multifunktionsgeräts oder einer Kamera als digitale Datei erfasst. Das Ergebnis ist meist eine PDF- oder Bilddatei, die das ursprüngliche Dokument visuell wiedergibt.
Die reine Bildaufnahme ist allerdings nur der erste Schritt. Damit ein digitalisiertes Dokument im Arbeitsalltag sinnvoll genutzt werden kann, sollte es eindeutig zugeordnet, strukturiert abgelegt und bei Bedarf durchsuchbar gemacht werden. Dazu können beispielsweise ein Dokumententyp, ein aussagekräftiger Dateiname, Metadaten oder Indexfelder gehören.
In einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich digitalisierte Unterlagen zentral verwalten und mit zusätzlichen Informationen versehen. Dadurch kann ein Dokument später nicht nur über seinen Ablageort, sondern auch über fachliche Merkmale gefunden werden.
Scannen und Digitalisieren sind nicht vollständig dasselbe
Das Scannen erzeugt zunächst eine digitale Abbildung des Papierdokuments. Eine vollständige Digitalisierung umfasst darüber hinaus die strukturierte Ablage, die Vergabe relevanter Informationen, mögliche Qualitätskontrollen und die Einbindung in digitale Arbeitsabläufe.
Warum sollten Papierdokumente digitalisiert werden?
Die Digitalisierung von Papierunterlagen kann die tägliche Arbeit erleichtern, wenn Dokumente regelmäßig gesucht, gemeinsam genutzt oder über mehrere Standorte hinweg bereitgestellt werden müssen. Der konkrete Nutzen hängt jedoch davon ab, wie gut die digitalen Dokumente anschließend organisiert sind.
Ein ungeordnetes Verzeichnis mit tausenden Scan-Dateien schafft nicht automatisch mehr Übersicht. Entscheidend ist deshalb, bereits vor Beginn der Digitalisierung festzulegen, welche Unterlagen erfasst werden sollen, wie sie benannt werden und nach welchen Kriterien sie später auffindbar sein müssen.
Digitalisierte Dokumente lassen sich über Dateinamen, Metadaten oder Volltextsuche finden.
Berechtigte Mitarbeitende können unabhängig vom physischen Ablageort auf dieselben Unterlagen zugreifen.
Einheitliche Dokumententypen und Ablageregeln reduzieren unterschiedliche persönliche Ordnerstrukturen.
Abhängig von rechtlichen und organisatorischen Anforderungen kann der Bedarf an physischer Ablagefläche sinken.
Eingescannte Unterlagen können in Prüf-, Freigabe- oder Bearbeitungsprozesse eingebunden werden.
Digitale Berechtigungen können festlegen, welche Personen bestimmte Dokumente anzeigen oder bearbeiten dürfen.
Wie bereitet man die Digitalisierung vor?
Eine sorgfältige Vorbereitung reduziert spätere Nacharbeiten. Bevor größere Papierbestände eingescannt werden, sollte deshalb geklärt werden, welche Dokumente tatsächlich digitalisiert werden müssen und wie sie zukünftig organisiert werden sollen.
Dokumentenbestand erfassen
Zunächst sollte ein Überblick über die vorhandenen Unterlagen entstehen. Dabei kann nach Dokumentarten, Abteilungen, Jahrgängen oder fachlichen Prozessen unterschieden werden. Typische Gruppen sind beispielsweise Eingangsrechnungen, Verträge, Personalunterlagen, Projektakten oder technische Dokumentationen.
Prioritäten festlegen
Nicht jeder Archivbestand muss zwingend sofort vollständig digitalisiert werden. Häufig ist es sinnvoll, zunächst mit häufig genutzten oder aktuell relevanten Dokumenten zu beginnen. Selten benötigte Altbestände können anschließend schrittweise bearbeitet oder nur bei Bedarf digitalisiert werden.
Ablagestruktur definieren
Vor dem Scanvorgang sollte feststehen, wie die erzeugten Dateien abgelegt werden. Eine reine Ordnerstruktur kann für kleine Bestände genügen. Bei größeren Dokumentenmengen sind zusätzliche Merkmale wie Dokumententyp, Kunde, Lieferant, Projekt, Datum oder Belegnummer häufig hilfreicher.
Benennungsregeln vereinbaren
Aussagekräftige Dateinamen erleichtern die Orientierung außerhalb spezialisierter Suchfunktionen. Ein einheitliches Schema könnte beispielsweise Datum, Dokumentart und einen eindeutigen Bezug enthalten. Die Benennung sollte verständlich, dauerhaft anwendbar und nicht unnötig kompliziert sein.
- Welche Dokumentarten sollen digitalisiert werden?
- Welche Unterlagen werden besonders häufig benötigt?
- Welche Papierbestände müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden?
- Welche Dateiformate sollen erzeugt werden?
- Wie werden Dokumente benannt und fachlich zugeordnet?
- Welche Personen dürfen auf die digitalen Unterlagen zugreifen?
- Wie wird die Qualität der Scans kontrolliert?
- Wie werden fehlerhafte oder unvollständige Scans behandelt?
Papieroriginale nicht vorschnell vernichten
Ob ein Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt von der Dokumentart, dem Verwendungszweck sowie rechtlichen und organisatorischen Anforderungen ab. Unternehmen sollten daher vorab verbindlich festlegen, welche Originale weiterhin aufbewahrt werden müssen.
Wie läuft die Digitalisierung von Papierdokumenten ab?
Der konkrete Ablauf hängt von Dokumentenmenge, vorhandener Technik und gewünschter Automatisierung ab. In der Praxis lässt sich der Prozess meist in vier grundlegende Phasen unterteilen.
Vorbereiten
Dokumente werden sortiert, von Klammern befreit und für den Scanvorgang zusammengestellt.
Erfassen
Die Unterlagen werden mit geeigneten Einstellungen eingescannt oder fotografisch erfasst.
Verarbeiten
Seiten werden ausgerichtet, per OCR erkannt, zusammengeführt und fachlich zugeordnet.
Prüfen und ablegen
Vollständigkeit, Lesbarkeit und Zuordnung werden geprüft, bevor das Dokument gespeichert wird.
Dokumente für den Scan vorbereiten
Vor dem Scannen sollten Heftklammern, Büroklammern und Klebezettel entfernt werden. Gefaltete Seiten müssen geglättet und beschädigte Unterlagen gegebenenfalls vorsichtig vorbereitet werden. Mehrseitige Dokumente sollten in der richtigen Reihenfolge vorliegen.
Bei größeren Mengen empfiehlt sich eine klare Trennung zwischen einzelnen Vorgängen. Dafür können Trennblätter, Barcodes oder definierte Stapel verwendet werden. So lässt sich vermeiden, dass Seiten unterschiedlicher Dokumente versehentlich in einer gemeinsamen Datei landen.
Dokumente erfassen
Für regelmäßig anfallende Papiermengen eignet sich meist ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug. Einzelne Seiten oder gebundene Unterlagen können auch über ein Flachbettgerät erfasst werden. Mobile Scan-Apps sind insbesondere für unterwegs praktisch, erfordern jedoch eine sorgfältige Kontrolle von Perspektive, Schatten und Bildschärfe.
Die Wahl der richtigen Technik hängt von Format, Zustand und Umfang der Unterlagen ab. Ein automatischer Einzug beschleunigt die Verarbeitung loser Seiten, ist aber nicht für jede empfindliche oder ungewöhnlich formatierte Vorlage geeignet.
Welche Einstellungen sind beim Scannen wichtig?
Die Scanqualität beeinflusst sowohl die Lesbarkeit als auch die spätere Texterkennung. Zu geringe Qualität kann Informationen unlesbar machen, während unnötig hohe Einstellungen zu sehr großen Dateien und längeren Verarbeitungszeiten führen.
Auflösung
Für viele normale Geschäftsdokumente ist eine mittlere Scanauflösung ausreichend. Kleine Schrift, feine Zeichnungen oder beschädigte Vorlagen können eine höhere Auflösung erfordern. Entscheidend ist, dass alle relevanten Inhalte klar erkennbar bleiben.
Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß
Reine Textdokumente können häufig in Graustufen oder Schwarz-Weiß erfasst werden. Enthält ein Dokument jedoch farbliche Kennzeichnungen, Stempel, Markierungen oder grafische Elemente, kann ein Farbscan erforderlich sein. Die gewählte Einstellung sollte den Informationsgehalt des Originals erhalten.
Dateiformat
Für mehrseitige Geschäftsdokumente wird häufig PDF verwendet, weil mehrere Seiten in einer Datei zusammengefasst und mit einer durchsuchbaren Textebene ergänzt werden können. Einzelne Bilder können dagegen auch in Bildformaten gespeichert werden. Das passende Format hängt vom Verwendungszweck und der eingesetzten Software ab.
Komprimierung
Eine geeignete Komprimierung reduziert die Dateigröße, ohne die Lesbarkeit wesentlich zu beeinträchtigen. Eine zu starke Komprimierung kann dagegen Bildartefakte erzeugen und die Erkennungsqualität verschlechtern.
Qualität am tatsächlichen Dokument prüfen
Scanprofile sollten nicht ausschließlich anhand technischer Werte festgelegt werden. Sinnvoller ist ein Test mit typischen Dokumenten des Unternehmens. Dabei sollten Lesbarkeit, Dateigröße, Verarbeitungsgeschwindigkeit und OCR-Ergebnis gemeinsam beurteilt werden.
Warum spielt OCR bei der Digitalisierung eine wichtige Rolle?
Ein eingescanntes Dokument besteht zunächst lediglich aus einem Bild. Für einen Computer ist dieses Bild zunächst nicht durchsuchbar. Erst durch eine optische Zeichenerkennung (OCR) werden Buchstaben und Wörter erkannt und als maschinenlesbarer Text gespeichert.
Dadurch lassen sich Dokumente später nicht nur über ihren Dateinamen, sondern auch anhand ihres vollständigen Inhalts recherchieren. Rechnungsnummern, Kundennamen oder Vertragsbezeichnungen können so deutlich schneller gefunden werden.
Wie OCR im Detail funktioniert, erläutern wir im Beitrag Was ist OCR?.
OCR macht Scans durchsuchbar
Ohne OCR besteht ein Scan lediglich aus einer Bilddatei. Erst die Texterkennung ermöglicht eine komfortable Volltextsuche innerhalb der Dokumente.
Dokumente strukturiert ablegen
Nach dem Scannen sollten Dokumente eindeutig organisiert werden. Je größer ein Archiv wird, desto wichtiger wird eine einheitliche Struktur. Eine reine Ordnerhierarchie stößt dabei häufig an ihre Grenzen.
Viele Unternehmen ergänzen ihre Dokumente deshalb um zusätzliche Informationen wie Dokumententypen, Kunden, Projekte oder Zeiträume. Dadurch entstehen verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument später wiederzufinden.
Beispielsweise Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.
Kundennummer, Projektnummer oder Rechnungsnummer.
Erfassungsdatum oder Belegdatum.
Recherche über den Dokumenteninhalt.
Qualität der Digitalisierung kontrollieren
Auch bei modernen Scannern sollte jedes Digitalisierungsprojekt eine Qualitätskontrolle vorsehen. Fehlerhafte Scans fallen häufig erst auf, wenn Dokumente später benötigt werden.
- Sind alle Seiten vollständig vorhanden?
- Ist der Scan gerade ausgerichtet?
- Sind Texte vollständig lesbar?
- Wurden Vorder- und Rückseiten korrekt erfasst?
- Funktioniert die OCR-Erkennung zuverlässig?
- Wurde das Dokument dem richtigen Vorgang zugeordnet?
Je nach Dokumentenmenge kann diese Kontrolle manuell oder stichprobenartig erfolgen.
Häufige Fehler bei der Digitalisierung
Viele Schwierigkeiten entstehen nicht durch den Scanner selbst, sondern durch fehlende organisatorische Regeln. Werden Dokumente ohne Struktur abgelegt, lassen sie sich später häufig nur schwer wiederfinden.
Häufige Fehler bei der Digitalisierung
Viele Schwierigkeiten entstehen nicht durch den Scanner selbst, sondern durch fehlende organisatorische Regeln. Werden Dokumente ohne Struktur abgelegt, lassen sie sich später häufig nur schwer wiederfinden.
Keine einheitliche Ablage
Unterschiedliche Ordnerstrukturen erschweren die spätere Recherche.
Unzureichende Scanqualität
Unscharfe oder schief eingescannte Dokumente verschlechtern die Lesbarkeit.
Keine OCR
Bilddateien können später nicht über ihren Inhalt durchsucht werden.
Fehlende Metadaten
Dokumente lassen sich ausschließlich über Ordner oder Dateinamen finden.
Häufig gestellte Fragen
Grundsätzlich können nahezu alle Papierdokumente eingescannt werden. Welche Unterlagen anschließend ausschließlich digital genutzt werden dürfen, hängt von den jeweiligen organisatorischen und rechtlichen Anforderungen ab.
Für mehrseitige Geschäftsdokumente wird häufig PDF verwendet. Welches Dateiformat geeignet ist, hängt jedoch vom jeweiligen Einsatzzweck ab.
OCR erzeugt aus einem Scan eine durchsuchbare Textebene. Dadurch können Dokumente später über ihren Inhalt gefunden werden.
Nicht unbedingt. Unternehmen sollten zunächst prüfen, welche Dokumente regelmäßig benötigt werden und welche organisatorischen oder rechtlichen Anforderungen bestehen.
Ein Scanner erzeugt zunächst lediglich digitale Dateien. Für eine strukturierte Verwaltung kommen häufig weitere Funktionen wie OCR, Metadaten, Indexfelder oder ein Dokumentenmanagementsystem hinzu.
Fazit
Die Digitalisierung von Papierdokumenten umfasst deutlich mehr als das reine Einscannen von Unterlagen. Erst eine strukturierte Ablage, eine geeignete Scanqualität sowie eine zuverlässige Texterkennung schaffen die Grundlage dafür, Dokumente langfristig effizient nutzen zu können.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur den Scanprozess betrachten, sondern den gesamten Weg eines Dokuments – von der Vorbereitung über die Erfassung bis zur späteren Recherche. Eine durchdachte Organisation erleichtert die tägliche Arbeit und verbessert die Auffindbarkeit von Informationen nachhaltig.