Wiederkehrende Aufgaben kosten Zeit
Dokumente müssen erfasst, indexiert und strukturiert abgelegt werden. Mit wachsendem Dokumentenaufkommen steigt auch der tägliche Verwaltungsaufwand.
Hosting in Deutschland · DSGVO-konform
Finden Sie jedes Dokument
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in Sekunden.
Doculoud digitalisiert Ihre Dokumentenverwaltung – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung. Automatisch, sicher und einfach.
- Ohne Kreditkarte
- In wenigen Minuten startklar
- Server in Deutschland
Volltextsuche über alle Dokumente …
SHA-256 verifiziert
Integrität bestätigt
Automatisch verarbeitet
OCR · Index · Archiv
Flexible Erfassung
Dokumente erfassen – so einfach wie nie.
Vom Webupload bis zur REST-API: Doculoud passt sich Ihren bestehenden Arbeitsabläufen an und bündelt alle Dokumente in einem zentralen Archiv.
Webupload
Einzelne Dokumente oder große Mengen direkt im Browser hochladen.
Mobile App
Dokumente unterwegs fotografieren, erfassen und direkt archivieren.
E-Mail-Eingang
E-Mails und Anhänge automatisch aus angebundenen Postfächern übernehmen.
DocuLoader
Lokale Verzeichnisse überwachen und Dateien automatisch übertragen.
DocuTag
Dokumente direkt am Arbeitsplatz klassifizieren und verschlagworten.
REST-API
Doculoud sicher in vorhandene Anwendungen und Prozesse integrieren.
Die Herausforderung
Dokumente effizient verwalten
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und E-Mails gehören zum Arbeitsalltag. Mit zunehmender Dokumentenzahl steigen jedoch auch Aufwand, Suchzeiten und Anforderungen an eine strukturierte Ablage.
Informationen liegen verstreut
Dateien, E-Mails und Papierdokumente verteilen sich auf Postfächer, Laufwerke und lokale Ordner.
Suchen dauert länger als nötig
Ohne zentrale Ablage, Indexdaten und Volltextsuche wird selbst ein einzelnes Dokument schnell zur Geduldsprobe.
Medienbrüche erschweren Abläufe
Dokumente wechseln zwischen Papier, E-Mail, lokalen Verzeichnissen und Fachanwendungen – ein durchgängiger Prozess fehlt.
Änderungen bleiben schwer nachvollziehbar
Ohne zentrale Historie ist nicht eindeutig erkennbar, wer ein Dokument bearbeitet, ersetzt oder weitergegeben hat.
Aufbewahrung braucht Verlässlichkeit
Geschäftsrelevante Dokumente müssen langfristig verfügbar, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Die Doculoud-Lösung
Eine Plattform, die sich Ihren Dokumenten anpasst.
Doculoud führt Erfassung, strukturierte Ablage, Suche und nachvollziehbare Archivierung in einer zentralen Lösung zusammen. Flexible Dokumenttypen, frei definierbare Indexfelder und verschiedene Eingangskanäle ermöglichen eine Dokumentenverwaltung, die zu Ihren tatsächlichen Abläufen passt.
Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt
Erstellen Sie eigene Dokumenttypen für Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder individuelle Geschäftsprozesse. Passende Indexfelder sorgen dafür, dass jedes Dokument genau die Informationen erhält, die für Ihre Arbeit wichtig sind.
Freitext
Datum
Checkbox
Auswahlfelder
Inhalte durchsuchbar machen
OCR macht auch gescannte und bildbasierte Dokumente im Volltext durchsuchbar. Bei gleichartig aufgebauten Formularen oder Belegen können definierte OCR-Zonen wiederkehrende Informationen gezielt auslesen.
Optional mit OCR-Templates
Finden statt lange suchen
Durchsuchen Sie Indexdaten und Dokumentinhalte zentral. Relevante Treffer werden mit passenden Textausschnitten angezeigt, damit Sie das gesuchte Dokument schneller erkennen und öffnen können.
Feld- und Volltextsuche
Integrität und Historie nachvollziehen
SHA-256-Prüfsummen sichern die Integrität archivierter Dokumente. Versionen, Bearbeitungsschritte und relevante Aktivitäten bleiben in der Dokumenthistorie und im Audit-Protokoll nachvollziehbar.
SHA-256
Versionierung
Audit-Protokoll
Zugriffe präzise steuern
Rollen und Berechtigungen regeln, welche Dokumenttypen, Indexfelder und Funktionen Benutzer sehen oder bearbeiten dürfen. So erhalten Mitarbeitende genau den Zugriff, den sie für ihre Aufgaben benötigen.
Granulares Berechtigungssystem
Offen für bestehende Systeme
Über die REST-API lässt sich Doculoud mit Fachanwendungen und individuellen Prozessen verbinden. Der mandantenfähige Aufbau ermöglicht zusätzlich die getrennte Verwaltung eigenständiger Organisationen oder Kundenbereiche.
REST-API
Mandantenfähig
Zentrale Suche
Jedes Dokument sofort wiederfinden.
Doculoud durchsucht sowohl Ihre Indexdaten als auch den vollständigen Dokumentinhalt. Relevante Treffer werden mit passenden Textausschnitten angezeigt, sodass Sie das richtige Dokument bereits in der Ergebnisliste erkennen können.
- Suche über Dokumentinhalt und Indexfelder
- Relevante Textstellen direkt im Ergebnis
- Priorisierung passender Suchtreffer
Volltextsuche in Doculoud
So funktioniert es
Der Weg eines Dokuments
Jedes Dokument durchläuft einen klar strukturierten Prozess – von der Erfassung über die strukturierte Ablage bis zur schnellen Wiederverwendung im Arbeitsalltag.
-
01
Dokument erfassen
Dokumente gelangen per Webupload, Mobile App, E-Mail, DocuLoader oder REST-API nach Doculoud.
-
02
Dokument strukturieren
Dokumente werden einem Dokumenttyp zugeordnet und mit den passenden Indexfeldern versehen.
-
03
Sicher archivieren
Dokumente werden langfristig und nachvollziehbar archiviert. Versionen, Historie und Integritätsprüfung sorgen für Transparenz.
-
04
Schnell wiederfinden
Volltextsuche, Dokumententypen und Indexfelder führen schnell und gezielt zum passenden Dokument.
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05
Dokumente nutzen
Archivierte Dokumente bleiben jederzeit verfügbar und können bei Bedarf für weitere Geschäftsprozesse verwendet werden.
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Schritt 1
Dokument erfassen
Dokumente gelangen per Webupload, Mobile App, E-Mail, DocuLoader oder REST-API nach Doculoud.
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Schritt 2
Dokument strukturieren
Dokumente werden einem Dokumenttyp zugeordnet und mit den passenden Indexfeldern versehen.
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Schritt 3
Sicher archivieren
Dokumente werden langfristig und nachvollziehbar archiviert. Versionen, Historie und Integritätsprüfung sorgen für Transparenz.
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Schritt 4
Schnell wiederfinden
Volltextsuche, Dokumententypen und Indexfelder führen schnell und gezielt zum passenden Dokument.
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Schritt 5
Dokumente nutzen
Archivierte Dokumente bleiben jederzeit verfügbar und können bei Bedarf für weitere Geschäftsprozesse verwendet werden.
Ihre Vorteile
Mehr Übersicht weniger Aufwand
Doculoud schafft eine zentrale und nachvollziehbare Grundlage für Ihre Dokumentenverwaltung. So werden Informationen schneller auffindbar, Abläufe einheitlicher und Zugriffe besser steuerbar.
Weniger Such- und Verwaltungsaufwand
Zentrale Ablage, strukturierte Indexdaten und Volltextsuche verkürzen den Weg vom Suchbegriff zum passenden Dokument.
Eine zentrale Informationsbasis
Dokumente aus unterschiedlichen Eingangskanälen werden an einem Ort zusammengeführt und stehen berechtigten Benutzern zentral zur Verfügung.
Einheitliche Ablagestrukturen
Dokumenttypen und frei definierbare Indexfelder sorgen für klare Strukturen – unabhängig davon, wer ein Dokument erfasst.
Nachvollziehbare Dokumenthistorie
Versionen, Aktivitäten und Integritätsprüfungen helfen dabei, Veränderungen und relevante Vorgänge transparent nachzuvollziehen.
Flexibel an Ihre Abläufe anpassbar
Eigene Dokumenttypen, Indexfelder, Berechtigungen und Eingangskanäle ermöglichen eine Lösung, die sich an Ihren tatsächlichen Anforderungen orientiert.
Sicher und langfristig verfügbar
Verschlüsselte Verbindungen, kontrollierte Zugriffe und Integritätsprüfungen unterstützen eine verlässliche und langfristige Dokumentenablage.
Dashboard · Doculoud
Dashboard-Ansicht in Doculoud
Entwickelt für den Arbeitsalltag
Alle wichtigen Informationen auf einen Blick
Das Dashboard liefert einen schnellen Überblick über den aktuellen Dokumentenbestand, Benutzer, Dokumenttypen und Aktivitäten. So erkennen Sie auf einen Blick, was in Ihrem Archiv passiert – ohne zwischen verschiedenen Bereichen wechseln zu müssen.
- Aktuelle Dokumentenstatistik – Dokumente, Entwürfe und Papierkorb im Überblick.
- Systemaktivitäten – Neue Dokumente und Benutzeraktionen jederzeit nachvollziehbar.
- Direkter Einstieg – Von der Übersicht direkt zu Dokumenten, Benutzern oder Dokumenttypen.
Für wen eignet sich Doculoud?
Für jeden, der Dokumente effizient verwalten möchte.
Ob Unternehmen, Verein, Behörde oder Privatperson – Doculoud schafft Ordnung, sorgt für schnellen Zugriff und unterstützt eine strukturierte Dokumentenverwaltung.
Unternehmen mit wachsenden Dokumentenbeständen
Rechnungen, Verträge, Korrespondenz und weitere Geschäftsunterlagen werden zentral abgelegt und bleiben auch bei steigenden Dokumentenmengen übersichtlich.
Teams mit verteilten Ablagen
Dokumente aus E-Mails, lokalen Ordnern, mobilen Geräten und Fachanwendungen werden an einem zentralen Ort zusammengeführt.
Organisationen mit einheitlichen Abläufen
Dokumenttypen, Indexfelder und Berechtigungen schaffen klare Strukturen und unterstützen nachvollziehbare Arbeitsweisen im gesamten Team.
Unternehmen mit hohen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit
Versionierung, Integritätsprüfung, Dokumenthistorie und Audit-Protokoll unterstützen eine transparente und kontrollierte Dokumentenverwaltung.
Einsatzmöglichkeiten
Was möchten Sie verwalten?
Ob private Unterlagen oder umfangreiche Unternehmensarchive – mit frei definierbaren Dokumenttypen und individuellen Indexfeldern passt sich Doculoud flexibel an Ihre Anforderungen an - nicht umgekehrt!
Rechnungen
Verträge
Personalakten
Gesundheitsunterlagen
Lieferscheine
Immobilienunterlagen
Fahrzeugunterlagen
Korrespondenz
Projektdokumente
Technische Dokumentation
Vereinsunterlagen
Steuerunterlagen
Eigene Dokumenttypen erstellen
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Dokumente bleiben in Deutschland.
Doculoud wird vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben. Entwicklung, Hosting, Verarbeitung und Datenspeicherung erfolgen ausschließlich innerhalb Deutschlands. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und setzen auf eine Infrastruktur mit kurzen Wegen, hohen Datenschutzstandards und ohne Übertragung in Drittstaaten.
Entwicklung in Deutschland
Doculoud wird vollständig in Deutschland entwickelt und kontinuierlich weiterentwickelt. Auch technischer Betrieb und Support erfolgen von Deutschland aus.
Hosting in Deutschland
Die Plattform wird auf eigener Serverinfrastruktur in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben.
Datenspeicherung in Deutschland
Dokumente, Metadaten und Backups werden ausschließlich auf Server- und Speicherinfrastruktur in Deutschland gespeichert.
Verschlüsselte Kommunikation
Sämtliche Datenübertragungen zwischen Benutzern, Anwendungen und Systemkomponenten erfolgen über verschlüsselte Verbindungen.
Zugriffs- und Berechtigungsschutz
Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen und Rechte, individuelle Passwortrichtlinien, automatische Session-Timeouts sowie IP-Whitelist und IP-Blacklist schützen den Zugang zu sensiblen Dokumenten.
Integrität & Nachvollziehbarkeit
SHA-256-Integritätsprüfungen, Versionierung, Dokumenthistorie und Audit-Protokoll helfen dabei, Änderungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Datenstandort Deutschland
Keine Drittstaatenübertragung
TLS-verschlüsselte Kommunikation
Mehrstufiger Zugriffsschutz
Geschützter Zugang
Sicherheit beginnt bereits bei der Anmeldung
Jeder Benutzer arbeitet mit einem eigenen Konto und individuell konfigurierbaren Berechtigungen. Mehrere aufeinander abgestimmte Sicherheitsfunktionen helfen dabei, unberechtigte Zugriffe zu verhindern und aktive Sitzungen kontrolliert zu schützen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Zusätzlicher Sicherheitsfaktor neben dem Passwort.
Rollen und Berechtigungen
Individuelle Zugriffe nach Aufgabe und Verantwortung.
Individuelle Passwortrichtlinien
Vorgaben für Länge, Komplexität und Gültigkeit.
Automatische Session-Timeouts
Inaktive Sitzungen werden nach definierter Zeit beendet.
IP-Whitelist und IP-Blacklist
Zugriffe lassen sich auf freigegebene Netzwerkbereiche beschränken oder für bestimmte IP-Adressen gezielt sperren.
FAQ
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um Funktionen, Sicherheit, Einführung und Einsatzmöglichkeiten von Doculoud.
Doculoud ist eine webbasierte Plattform zur zentralen Dokumentenverwaltung. Dokumente lassen sich erfassen, strukturieren, sicher archivieren und innerhalb weniger Sekunden wiederfinden. Dank frei definierbarer Dokumenttypen und individueller Indexfelder passt sich Doculoud unterschiedlichsten Anwendungsbereichen an – von privaten Unterlagen bis zu umfangreichen Unternehmensarchiven.
Doculoud eignet sich für Unternehmen, Vereine, Organisationen und Privatpersonen, die ihre Dokumente strukturiert verwalten möchten. Ob Rechnungen, Verträge, Personalakten oder private Unterlagen – die Plattform lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen.
Dokumente können auf verschiedenen Wegen erfasst werden: per Webupload, Mobile App, automatischem E-Mail-Eingang, DocuLoader für Windows und macOS oder über die REST-API. Alle Dokumente werden anschließend zentral verwaltet.
Ja. Doculoud erkennt den Text in gescannten Dokumenten per OCR und macht ihn durchsuchbar. Für Dokumente mit gleichbleibendem Aufbau können zusätzlich OCR-Zonen und Templates verwendet werden, um Informationen automatisch auszulesen und Indexfeldern zuzuordnen. Jeder Dateityp der in Doculoud abgelegt werden kann, wird OCR gelesen.
Ja. Doculoud wird vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben. Hosting, Verarbeitung und Datenspeicherung erfolgen ausschließlich in Deutschland. Verschlüsselte Kommunikation, Rollen- und Rechteverwaltung, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie weitere Sicherheitsmechanismen schützen Ihre Dokumente.
Ja. Dokumenttypen und Indexfelder lassen sich individuell konfigurieren. Dadurch passt sich Doculoud an Ihre Dokumente an – nicht umgekehrt.
Nein. Dokumente können zunächst zentral erfasst und anschließend Schritt für Schritt strukturiert werden. Mit Dokumenttypen, individuellen Indexfeldern und der Volltextsuche behalten Sie auch bei großen Dokumentenbeständen den Überblick.
Nein. Doculoud lässt sich flexibel in bestehende Prozesse integrieren. Dokumente können weiterhin über unterschiedliche Eingangskanäle erfasst und vorhandene Arbeitsweisen schrittweise übernommen werden.
Ja. Sie können Doculoud 14 Tage kostenlos testen oder sich die Software in einer persönlichen Online-Demo vorstellen lassen. Gemeinsam prüfen wir, wie sich Ihre Dokumentenprozesse optimal abbilden lassen.
Starten Sie ohne Wartezeit
Testen Sie Doculoud kostenlos.
Nach der Registrierung wird Ihr persönlicher Testaccount automatisch eingerichtet. Innerhalb weniger Minuten können Sie Doculoud mit Ihren eigenen Dokumenten ausprobieren – kostenlos und unverbindlich für 14 Tage.
- 14 Tage kostenlos testen
- Testaccount wird automatisch eingerichtet
- Innerhalb weniger Minuten startbereit
- Unterstützung bei Fragen und Einrichtung
Keine Wartezeit und keine manuelle Freischaltung.
Persönliche Beratung
Vereinbaren Sie eine Online-Demo.
Erzählen Sie uns kurz, welche Dokumente Sie verwalten möchten. Gemeinsam schauen wir uns an, wie Doculoud Ihre Arbeitsweise unterstützen und sinnvoll in Ihre Abläufe integriert werden kann.